Entrevista a Soledad Sañudo García

La Dra. Soledad Sañudo García, actualmente es la Jefe del Servicio de Admisión y Documentación Clínica del Hospital Universitario Río Hortega de Valladolid. Durante su dilatada experiencia profesional ha conocido el desarrollo de estos servicios, casi desde sus inicios, pasando por varios hospitales como el Virgen de las Nieves de Granada, el Hospital Río Carrión en Palencia y el Hospital Marqués de Valdecilla en Santander.

¿Qué son los Servicios de Admisión y Documentación Clínica?

Cuando una persona llega a un hospital, su atención no depende únicamente de la actuación clínica concreta. Detrás de cada consulta, ingreso o prueba existe un conjunto de procesos que permiten que su recorrido por el centro se desarrolle de forma ordenada. De esta labor nos ocupamos los Servicios de Admisión y Documentación Clínica (SADC).

Somos una pieza importante en la organización hospitalaria. Estamos presentes en todos los hospitales del Sistema Nacional de Salud, encargándonos de tres ámbitos relevantes: la gestión de pacientes, la organización y gestión de la documentación e historia clínica y el diseño y análisis de la información clínico-asistencial.

Aunque nuestro trabajo no siempre es visible, estoy convencida de que contribuimos a que la atención sanitaria se desarrolle de manera organizada, coordinada y segura.

¿Qué aportan los Servicios de Admisión y Documentación Clínica al funcionamiento de un hospital?

Desempeñamos un papel estratégico y transversal en los hospitales, contribuyendo a equilibrar las necesidades de los servicios asistenciales con las necesidades de los pacientes.

A menudo se piensa que nos limitamos a tareas administrativas, pero nuestra función va más allá: actuamos como enlace entre los pacientes y los servicios clínicos ayudando al mismo tiempo a mejorar el uso eficiente de recursos tan importantes como las camas, los quirófanos o las consultas.

También nos encargamos de los sistemas de información asistencial, fundamentales para la planificación, la toma de decisiones y la evaluación de la atención sanitaria. Un ejemplo es el CMBD (Conjunto Mínimo Básico de Datos), una herramienta muy útil, utilizada en la mayoría de los sistemas sanitarios europeos, que permite analizar la atención prestada y sus resultados. La obtención y gestión del CMBD, es una de nuestras funciones.

Además, participamos en proyectos de investigación y en la formación de posgrado, en los ámbitos que nos competen.

¿Y qué aportan al paciente?

En organizaciones tan complejas como los hospitales, trabajamos para que cada persona pueda vivir su proceso asistencial de forma sencilla y fluida, sin tener que preocuparse por el funcionamiento interno del centro.

Somos también un punto de apoyo para pacientes y familias, ofreciéndoles información sobre los tiempos de espera, los circuitos y procedimientos y facilitándoles los trámites que se generan en su proceso, intentando reducir la incertidumbre que el paso por el complejo sistema sanitario pueda producirle.

¿Por qué se considera que estos servicios tienen un carácter estratégico?

Desempeñamos una función transversal en el hospital, conectando a pacientes, profesionales sanitarios y equipos directivos. Esta visión global nos permite trabajar en línea con las estrategias del centro, de ahí que dependamos directamente de la Dirección Gerencia.

Además, articulamos los circuitos relacionados con la atención, la historia clínica y la información sanitaria, favoreciendo la colaboración entre los distintos servicios del hospital, otros centros sanitarios y Atención Primaria, con la idea de conseguir que cada persona reciba una atención coordinada y continua a lo largo de todo su proceso asistencial.

¿Y los Médicos de Admisión y Documentación Clínica? ¿Qué papel desempeñan y cuál es su situación actual?

Lideramos estos servicios, asumiendo las funciones que requieren una mayor especialización y que combinan conocimientos clínicos, organizativos y de gestión.

Apoyamos tanto a nuestros compañeros clínicos como a la dirección del hospital, actuando como puente entre la clínica y la gestión.

Nuestro desarrollo profesional afronta varios retos. Aunque nuestra categoría profesional está reconocida desde 2001, seguimos sin contar con una especialidad médica propia en Admisión, Documentación Clínica y Sistemas de Información. En otros países europeos existen perfiles médicos con funciones similares, pero en España, sigue pendiente el reconocimiento formal de esta especialización.

A ello se suma la necesidad de planificar el relevo generacional y, ligado a este, estructurar y homogeneizar la formación de los nuevos profesionales que se incorporen a este campo.

¿Cómo debería evolucionar el modelo de desarrollo de la Historia Clínica Electrónica para responder realmente a las necesidades clínicas, y qué papel deben asumir los profesionales del SADC en ese cambio?

La historia clínica electrónica está evolucionando. Estamos pasando de un modelo centrado principalmente en la tecnología a otro más enfocado en la utilidad clínica de su información, donde la tecnología es una herramienta al servicio de los profesionales, y no el eje principal.

Supone un importante cambio cultural y organizativo. Por eso, es importante que los profesionales de Admisión y Documentación Clínica participemos desde el principio en el diseño de las nuevas historias clínicas electrónicas. Nuestra experiencia puede ayudar a organizar mejor la información y, sobre todo, a conseguir que sea útil en el día a día de la atención sanitaria.

El objetivo debe ser sencillo: que el profesional encuentre con rapidez la información que necesita cuando atiende a un paciente y que pueda registrarla y consultarla de una manera clara y ágil.

Hoy, la calidad de la información clínica es estratégica para el sistema sanitario, y su buen uso y su gobernanza son una responsabilidad compartida entre todos los profesionales que estamos implicados.

¿Considera que los Servicios de Admisión y Documentación Clínica son poco conocidos y escasamente visibles dentro de la organización sanitaria?

En parte, sí. Nuestro trabajo es discreto y muchas veces pasa desapercibido. Ocupamos una posición intermedia dentro del hospital: no somos servicios clínicos que atienden directamente a los pacientes ni formamos parte de la dirección. Esta situación, unida al desconocimiento de nuestras funciones, puede hacer que nuestro papel no siempre esté suficientemente conocido ni reconocido.

Sin embargo, cuando un SADC realiza adecuadamente sus tareas, contribuye de forma relevante a que los circuitos del hospital sean ágiles, la información fluya y los trámites se resuelvan con facilidad. Así, tanto los pacientes como los profesionales sanitarios pueden centrarse en lo realmente importante: los primeros, en su salud, y los segundos, en su labor asistencial.

Por eso, aunque nuestro trabajo no siempre sea visible, sus resultados se perciben, cuando todo funciona con naturalidad. Detrás de esa aparente sencillez hay un esfuerzo constante de organización y coordinación.

Los Servicios de Admisión y Documentación Clínica están viviendo un momento de transformación marcado por la informatización, la gestión clínica y la integración entre niveles asistenciales. ¿Cuáles son, a su juicio, los principales retos y oportunidades que definirán nuestro futuro?

La transformación digital y la creciente necesidad de integrar los distintos niveles asistenciales marcarán nuestro futuro en los próximos años. Nuestra labor ya no se limita al hospital, sino que se extiende a la relación con Atención Primaria, otros centros sanitarios, la atención domiciliaria y el ámbito sociosanitario, trabajando para favorecer y simplificar la continuidad de la atención que recibe el paciente.

Al mismo tiempo, el desarrollo de la analítica de datos, la inteligencia artificial y otras herramientas digitales nos está permitiendo simplificar procesos y mejorar el uso de la información. Para ello, es fundamental trabajar en colaboración con profesionales especializados en informática, sistemas de información y nuevas tecnologías, combinando su conocimiento técnico con nuestra experiencia y conocimientos.

Pero la transformación de los SADC no será solo tecnológica. Nuestro papel seguirá siendo fundamental para conectar los distintos ámbitos de la atención sanitaria y hacer que el recorrido del paciente sea más sencillo, coordinado y continuo. En una organización cada vez más compleja, tendremos que ser capaces de adaptar los circuitos a las necesidades concretas de cada paciente y de su proceso asistencial.

Nuestro reto será aprovechar estas nuevas herramientas sin perder de vista lo esencial: que la organización y la información estén al servicio de los pacientes y de los profesionales que los atienden.